In einer Ankündigung hat Microsoft bekannt gegeben, dass OneDrive-Benutzer ohne gültige Lizenz nicht länger archiviert werden. Es sei denn, du entscheidest dich dafür zu bezahlen. Diese Nachricht hat für Aufsehen gesorgt, besonders bei Nutzern und Organisationen, die auf die bisherigen Archivierungsdienste angewiesen waren. Die kostenpflichtige Archivierung nicht lizenzierter OneDrive Benutzer ist Tatsache. In diesem Blogbeitrag gehe ich darauf ein und zeige, wie du herausfinden kannst, welche OneDrive davon betroffen sind.
Ankündigung und worum geht es
Microsoft hat mitgeteilt, dass ab dem Stichtag 27. Januar 2025 OneDrive-Daten von nicht lizenzierten Nutzern kostenpflichtig werden.
«Nicht lizenzierte OneDrive-Konten, die einer Aufbewahrungsrichtlinie, einem Aufbewahrungszeitraum oder einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden nach 93 Tagen Entfernung der Lizenz automatisch archiviert.»
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Das bedeutet, dass archivierte Daten für den Administratoren zwar sichtbar, die Inhalte aber nicht zugänglich sind.
Konten, die nicht von einer konfigurierten Aufbewahrung betroffen sind, werden 93 Tage nach der Entfernung der Lizenz gelöscht (Papierkorb). Dies bedeutet, dass nur noch Daten von Benutzer mit einer aktiven, kostenpflichtigen Lizenz in den Genuss der Archivierungsdienste kommen. Ohne eine solche Lizenz laufen die Daten Gefahr, im Falle eines Kontolöschens oder anderer Umstände unwiderruflich verloren zu gehen.
Faktisch bedeutet das, wer auf archivierte Daten angewiesen ist, wird künftig dafür bezahlen müssen. In Form von OneDrive Lizenzen, auch für deaktivierte, nicht mehr aktive Benutzer. Oder wie es Microsoft vorsieht, über das Microsoft 365 Archive von Syntex (pay-as-you-go über Azure Subscription).
Kosten der Archivierung
Im Falle des Microsoft 365 Archives wird eine Speichergebühr von 0.05 USD/GB/Monat erhoben, für alle unlizenzierten OneDrive-Accounts. Weiter wird eine einmalige Reaktivierungsgebühr von archivierten Accounts von 0.60 USD/GB erhoben. Diese Änderung kann einem je nach Dimension der Archivdaten teuer zu stehen kommen, hat man sie nicht auf dem Schirm. Ich empfehle daher, dir ein Bild der Situation zu machen.
Bin ich betroffen?
Um festzustellen, ob du unlizenzierte OneDrive-Benutzer hast, stellt Microsoft einen Report im SharePoint Admin Center zur Verfügung. Gehe dafür wie folgt vor.
- Öffne das Sharepoint Admin Center
- Klicke auf «Reports» und dann «OneDrive accounts».
- Du siehst dann, wie viele unlizenzierte Benutzer vorhanden sind, die je nach Opt-In Status archiviert und in Rechnung gestellt, oder nach Ablauf der 93 tägigen Frist gelöscht werden. Der Report steht auch als Download zur Verfügung.

Unlizenzierte Benutzer – was nun?
Hast du unlizenzierte Benutzer identifiziert, deren Daten nicht gelöscht werden dürfen, hast du folgende Möglichkeiten.
- Pay-as-you-go Archivierung mittels Syntex (Anleitung zur Aktivierung)
- Zuweisung einer vollwertigen OneDrive Lizenz
- Sicherstellung durch Backup
Es ergibt sich für mich der folgende, auf das nötigste reduzierte Entscheidungslauf.

Hinweis: Es gibt diverse Faktoren und Variablen in Organisationen, die hier gegebenenfalls nicht berücksichtigt sind und zu einem anderen Entscheid führen können.
Schlussfolgerung
Die Ankündigung von Microsoft zur archivierung nicht lizenzierter OneDrive-Benutzer ist nachvollziehbar, da diese Daten bisher von Microsoft gratis gespeichert wurden. Es ist nun wichtig proaktiv zu handeln, um sicherzustellen, dass die nötigen Daten weiterhin sicher und zugänglich bleiben, oder aber bewusst gelöscht werden. Je nach eingesetzter Backuplösung und deren Aufbewahrungsmöglichkeiten, kann eine solche bestens Abhilfe verschaffen, ohne dass zusätzlich Kosten durch neue oder zusätzliche Lizenzkosten entstehen. Eine gut evaluierten Backuplösung ist also auch hier gewinnbringend und empfehlen ich allen.
Quellen:
https://learn.microsoft.com/sharepoint/unlicensed-onedrive-accounts?WT.mc_id=AZ-MVP-5004129